Một quy trình chuyển đổi số bài bản sẽ giúp doanh nghiệp có cơ hội phát triển trong thời đại công nghệ số.
Chuyển đổi số đang là xu hướng tất yếu trong thời đại hiện nay. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn còn đang mơ hồ về khái niệm này, còn nhầm lẫn giữa Số hóa và Chuyển đổi số dẫn đến hiểu sai và thực hiện các quy trình chuyển đổi số cho doanh nghiệp đi sai hướng. Ở một khía cạnh khác, một số doanh nghiệp mặc dù nhận thức được tầm quan trọng của chuyển đổi số nhưng lại không biết nên bắt đầu từ đâu và thực hiện các bước theo thứ tự như thế nào để đảm bảo hiệu quả.
Xem thêm >> Chuyển đổi số là gì? Xu hướng thời đại công nghệ 4.0. Để hiểu hơn khái niệm về Số hóa và Chuyển đổi số
Bài viết dưới đây Chúng tôi sẽ chia sẻ và đề xuất cho bạn quy trình các bước để thực hiện chuyển đổi số.
Quy trình 7 bước triển khai chuyển đổi số trong doanh nghiệp SME
Bước 1: Lãnh đạo công ty cần nhận thức vai trò và tầm quan trọng của chuyển đổi số
Bước đầu tiên trong quá trình chuyển đổi số thì người đứng đầu, lãnh đạo công ty đóng vai trò rất quan trọng. Ban lãnh đạo cần xác định được nhu cầu thực sự của mình cần thực hiện ở giai đoạn nào: “Số hoá”; “Quy trình số hoá”; “Chuyển đổi số từng lĩnh vực” hay Chuyển đổi hoàn toàn thành Doanh nghiệp hoạt động trên nền tảng số” để có phương án cũng như phương pháp phù hợp.
Tiếp theo, dựa trên việc xác định nhu cầu, doanh nghiệp cần xây dựng một bản kế hoạch thực hiện rõ ràng và cụ thể, nội dung bản kế hoạch càng chi tiết và cụ thể bao nhiêu thì việc triển khai càng trở nên dễ dàng.
Bước 2: Chuẩn bị những nhân tố
Con người: Doanh nghiệp cần lựa chọn những nhân sự chủ chốt cho chiến lược thực hiện chuyển đổi số cho doanh nghiệp. Phải đảm bảo rằng họ có thể cùng doanh nghiệp triển khai xuống các phòng ban bên dưới một cách hiệu quả. Để làm được điều này hãy chắc chắn rằng những người chủ chốt phải nắm kiến thức từ lý thuyết đến cách vận hành. Và họ phải được đào tạo một cách bài bản.
Công nghệ: Theo khảo sát có tới 80% doanh nghiệp vừa và nhỏ còn hạn chế về ứng dụng công nghệ và gặp khó khăn để xây dựng một nền tảng công nghệ phục vụ cho mục đích của doanh nghiệp. Do đó, cần cân nhắc và tìm hiểu kỹ những nền tảng công nghệ dễ sử dụng mà vẫn đảm bảo đáp ứng được công việc ở những phòng ban. Bởi vì, không phải nhân viên nào cũng có thể sử dụng thành thạo hết các tính năng của nền tảng công nghệ.
Tham khảo từ các chuyên gia: Các chuyên gia là những người có kinh nghiệm, họ sẽ cho bạn các lời khuyên xác đáng.
Bước 3: Tổ chức đào tạo cơ bản về chuyển đổi số cho doanh nghiệp
Ở bước này, con người là yếu tố rất quan trọng. Nếu doanh nghiệp đã có quy trình, kế hoạch thực hiện và có công nghệ nhưng nhân sự trong công ty lại không được đào tạo cơ bản về chuyển đổi số hay cách sử dụng những nền tảng công nghệ số trong công việc thì xem như doanh nghiệp vẫn chưa thực sự triển khai.
Do đó, cần tiến hành đào tạo cơ bản cho nhân sự công ty về chuyển đổi số, tầm quan trọng để họ hình dung và chuẩn bị tâm lý để cùng doanh nghiệp chuyển đổi.
Bước 4: Truyền thông cho toàn thể nhân viên hiểu việc chuyển đổi số đang diễn ra tại đơn vị
Doanh nghiệp cần đẩy mạnh hoạt động truyền thông cho toàn bộ nhân sự biết rằng đơn vị đang triển khai chuyển đổi số để họ nắm bắt được thông tin và tập làm quen, thay đổi phương pháp làm việc bằng cách tiếp cận với công nghệ số nhiều hơn.
Bước 5: Đặt ra yêu cầu số hóa cho các phòng ban
Hãy số hóa hoàn toàn dữ liệu để tiến hành một quy trình số cho doanh nghiệp.
Yêu cầu các phòng ban chuyển hóa dữ liệu từ giấy thành một tài liệu dạng kỹ thuật số và có thể lưu trữ chúng trên đám mây(cloud). Với việc số hóa dữ liệu khi cần truy xuất bất cứ thông tin nào đều có thể tìm thấy một cách dễ dàng. Điều này sẽ giúp giai đoạn chuyển hóa từ số hóa sang quy trình số thực hiện trên các nền tảng công nghệ trỏe nên dễ dàng hơn và có tính logic hơn.
Bước 6: Đưa ra bài toán để xây dựng những ứng dụng công nghệ nhằm phục vụ cho công việc của đơn vị
Hãy đưa ra bài toán mà những ứng dụng công nghệ có thể đáp ứng được cho mục đích của đoanh nghiệp. Cần đặt ra những yêu cầu, tính năng, sự đơn giản dễ sử dụng,… cho bài toán.
Ví dụ: Bạn đang muốn chuyển đổi số cho phòng nhân sự. Doanh nghiệp bạn đang mong muốn việc quản lý nhân sự đầu vào, quản lý chấm công, KPI, hay kiểm soát nhân viên có đang ở nơi làm việc hay không theo một cách tự động hóa. Thì đây được xem như một bài toán và nhiệm vụ của bộ phận công nghệ thông tin là phải xây dựng một ứng dụng công nghệ như thế nào để đáp ứng đủ các điều kiện mà doanh nghiệp đưa ra.
Bước 7:Kiểm tra đánh giá kết quả chuyển đổi số
Doanh nghiệp cần đánh giá lại kết quả của các giai đoạn, ban lãnh đạo cần đánh giá lại việc chuyển đổi có đang đi đúng hướng với lĩnh vực của công ty hay không. Và cần xem xét lại các phương án, cải thiện để việc chuyển đổi số hiệu quả hơn.
Kết luận:
Việc chuyển đổi số trong doanh nghiệp không còn là ngày một ngày hai mà là một quá trình dài, trải qua nhiều giai đoạn quy trình khác nhau mới có kết quả. Do đó, nếu doanh nghiệp còn trì hoãn và chủ quan với những gì đang diễn ra có thể sẽ bị đào thải trong tương lai. Ngoài ra, việc xây dựng một chiến lược, kế hoạch chuyển đổi số chi tiết, cụ thể rất quan trọng. Nó quyết định doanh nghiệp có đang chuyển đôi đúng hướng hay không.
Tham khảo khóa học đào tạo chuyển đổi số của chúng tôi tại đây
Bài liên quan
10 lầm tưởng về chuyển đổi số